โดยทั่วไป การคัดเลือกหรือแต่งตั้งหัวหน้างานจะทำการคัดเลือก จากพนักงานระดับปฏิบัติการ ที่มีผลการทำงานดี
มีพฤติกรรมที่ดีเป็นที่ไว้วางใจได้ (หรืออาจคัดเลือกมาจากบุคคลภายนอก) แต่งานที่ทำได้ดีอยู่เดิมนั้น
จะเป็นการทำงานที่สำเร็จด้วยตนเองเป็นหลักโดยอาศัยคู่มือหรือระเบียบปฏิบัติงานที่ชัดเจน
แต่การเป็นหัวหน้างานที่ต้องทำให้งานสำเร็จโดยใช้ผู้อื่นทำโดยเฉพาะผู้ใต้บังคับบัญชา นั้น
ต้องมีการประสานงานกับแผนกต่างๆ มากขึ้น ลักษณะการทำงานจะเปลี่ยนไปจากเดิมคือเปลี่ยนจากการทำงาน
กับงานของตัวเองเป็นการทำงานกับคนซึ่งมีเงื่อนไข เทคนิคและปัญหามากขึ้นจากเดิมบ่อยครั้งที่พบว่าผู้ที่ทำหน้าที่หัวหน้างาน
ยังคงปฏิบัติงานใน เ นื้ อ งานที่ตัวเองเคยชินอยู่ ไม่กระจายงาน ไม่ติดตามงาน ไม่สอนงาน
เป็นต้น ดังนั้นหัวหน้างานไม่ว่าเพิ่งจะได้รับการแต่งตั้ง หรือกำลังปฏิบัติหน้าที่หัวหน้างานอยู่แล้วหรือแม้แต่พนักงาน
ที่มีศักยภาพที่จะเตรียมตัว ขึ้นเป็นหัวหน้างาน ควรได้รับการอบรมสำหรับ
การเป็นหัวหน้างานที่ดี ซึ่งต้องอาศัยการอบรมอย่างเหมาะสม ดังนั้นหัวหน้างานที่ดีควรมีคุณสมบัติดังต่อไปนี้
1. ต้องเข้าใจในบทบาท หน้าที่ของการเป็นหัวหน้างาน
การได้รับตำแหน่งหัวหน้างาน ถือเป็นบทบาทใหม่ ที่คุณไม่เคย มีประสบการณ์มาก่อน ซึ่งคุณก็อาจจะยังไม่แน่ใจ
ในบทบาทตัวเองสักเท่าไหร่ มีหน้าที่อะไรบ้างที่เพิ่มขึ้นมา อำนาจการตัดสินใจมีมากแค่ไหน รวมถึงความคาดหวัง
จากผู้บริหารมีอะไรบ้างซึ่งวิธีที่ดีที่สุดคือการคุยกับผู้บริหารโดยตรง ว่าขอบเขตการทำงาน ของคุณอยู่ตรงไหน
มีเรื่องใดบ้างที่ต้องให้ผู้บริหารตัดสินใจสอบถามให้ชัดเจนว่ามีเป้าหมายใด ที่คุณจะต้องทำให้สำเร็จในระยะเวลาที่กำหนด
ซึ่งเป้าหมายที่ชัดจะช่วยให้คุณเห็นภาพว่าต้องทำอะไร หลังจากนั้นการวางแผนก็จะเป็นเรื่องง่าย
2. มีวิธีในการสร้างแรงจูงใจ ให้กับผู้อื่น
บางครั้งต่อให้คุณมีผู้ใต้บังคับบัญชาที่เก่ง แต่ก็ไม่ได้หมายความว่างานทุกอย่างจะสำเร็จได้ด้วยดี เพราะตัวแปรสำคัญอีกเรื่องหนึ่ง
ก็คือนิสัยใจคอของแต่ละคน ซึ่งอย่างแรกเลยคุณจะต้องเข้าใจก่อนว่าคนมีความแตกต่างกัน ทั้งในเรื่องสไตล์การทำงาน
นิสัยส่วนตัวซึ่งคุณไม่สามารถที่จะไปเปลี่ยนแปลงเรื่องนี้ได้ สำคัญเพียงแค่ว่าคุณจะทำอย่างไร ให้พวกเขาทำงานร่วมกันได้ดี
โดยอาจจะจัดให้มีการประชุมทีมขึ้น เพื่ออธิบายถึงบทบาทหน้าที่ใหม่ของคุณ ชี้ชัดให้ทุกคนเห็นถึงเป้าหมายเดียวกันและ
เน้นย้ำว่าเป้าหมายจะสำเร็จได้ต้องมาจากความร่วมมือกันของทุกคนหลังจากนั้นหาเวลาพูดคุยเป็นการส่วนตัวกับผู้ใต้บังคับบัญชา
เพื่อสอบถามถึงปัญหาที่พบในการทำงาน หรือ ความไม่สบายใจต่าง ๆ เพื่อที่จะปรับแก้และหาวิธีที่ลงตัวที่สุด
3. มีการการกระจายงาน และมอบหมายงานให้กับผู้ใต้บังคับบัญชา
หลายคน เมื่อเข้ามารับตำแหน่งใหม่ก็มักจะปล่อยให้ผู้ใต้บังคับบัญชาทำในสิ่งที่เคยทำโดยไม่ได้พิจารณาว่าแต่ละคนนั้น
ทำในสิ่งที่ตัวเองถนัดจริงหรือไม่ ซึ่งในขั้นตอนนี้คุณควรแบ่งเวลาเพื่อศึกษาผู้ใต้บังคับบัญชาของคุณในแต่ละคนว่า
มีทักษะด้านไหนบ้างจุดแข็ง จุดอ่อนและสไตล์การทำงานของแต่ละคนเป็นอย่างไร หาโอกาสคุยเพื่อสอบถามความคิดเห็นและ
วางแผนการทำงานร่วมกัน ซึ่งนอกจากคุณจะได้คนที่เหมาะ กับงานที่สุดแล้ว คุณอาจจะเจอความสามารถพิเศษบางอย่างที่หลบซ่อน
อยู่ในตัวของผู้ใต้บังคับบัญชาของคุณก็ได้เพราะบางคนเสียเวลาทำสิ่งที่ไม่ถนัดมาทั้งชีวิตแต่พอได้เปลี่ยนไป
ทำในสิ่งที่ชอบก็อาจจะทำผลงานได้ดีอย่างไม่น่าเชื่อ
4. ต้องมี ภาวะความเป็นผู้นำ
การที่ผู้บริหารเลือกคุณ ขึ้นมาเป็นหัวหน้านั่นแสดงว่าเขาเห็นแววการเป็นผู้นำในตัวคุณอยู่แล้ว แต่หลายครั้งหัวหน้างานใหม่
ก็ยังเข้าใจผิดคิดว่าหน้าที่หลักของหัวหน้าคือการสั่งงาน ควบคุมงานให้เสร็จโดยที่ความคิดของหัวหน้าต้องเป็นใหญ่ที่สุด
อย่าลืมว่าคุณยังไม่ได้สร้างผลงานหรือมีการแสดงออกให้ทุกคนยอมรับไม่ใช่เอาแต่สั่งงานอย่างเดียว จริงๆ แล้วภาวะ
ผู้นำสามารถแสดงออกผ่าน การกระทำได้หลายรูปแบบไม่ว่าจากการวางตัวเป็นแบบอย่างที่ดีให้ลูกทีมเห็น เป็นโค้ชที่คอยสอนงาน
เป็นที่ปรึกษาที่ช่วยให้คำแนะนำและเป็นเพื่อนที่ร่วมงานสังสรรค์กันบ้างในบางเวลาและควรเตรียมพร้อมและเปิดใจ
รับฟังปัญหาจากลูกน้องอย่างทั่วถึงเสมอ ประพฤติกับลูกน้องให้เปรียบเสมือน ‘ลูกค้า’ ที่ให้คุณเป็นที่ปรึกษาเพื่อช่วยแก้ปัญหาให้
กับพวกเขา นำเสนอวิธีแก้ปัญหาอย่างจริงใจ ไม่ว่าจะเป็นเรื่องเล็กหรือเรื่องใหญ่สิ่งเหล่านี้จะช่วยให้คุณได้รับการนับถือมากขึ้น
รวมถึงในบางครั้งการเป็นตัวกลางเพื่อช่วยสื่อสารและรับแ ร ง เ สี ย ด ท า น ในเรื่องการบริหารงานจะทำให้ผู้ใต้บังคับบัญชา
กล้าที่จะพูดถึงปัญหามากขึ้น ทำให้คุณรับรู้และช่วยดันเรื่องให้ผู้บริหารดำเนินงานให้กับคุณได้รวดเร็วมากขึ้น
5. มีการติดตามงาน
ตอนนี้คุณมีผู้ใต้บังคับบัญชา ที่ต้องรับผิดชอบแล้ว การที่คุณมัวแต่ก้มหน้าก้มตาทำงานหนักเพื่อทำงานของตัวเองให้เสร็จ
เหมือนเมื่อก่อนคงจะไม่เพียงพออีกต่อไป อย่าลืมว่าหน้าที่คุณนั้นเปรียบเสมือนกัปตันเรือ ที่ต้องรับผิดชอบลูกเรืออีกหลายชีวิต
คุณไม่จำเป็นต้องออกแรงพายแต่คุณจะต้องรู้ว่าหางเสือต้องหันไปในทิศทางไหน ใครมีหน้าที่ต้องทำอะไรบ้าง และต้อง
ใช้ความเร็วเท่าไหร่ เพื่อที่จะไปถึงจุดหมายได้ในระยะเวลาที่กำหนดนอกจากคุณจะต้องคอยดูแลการทำงานของผู้ใต้บังคับบัญชา
ในภาพรวมแล้วคุณยังต้องหมั่นมองไปข้างหน้าอีกด้วยว่ามีอุปสรรคหรือไม่ เพื่อที่คุณจะได้วางแผนรับมือกับสถานการณ์ต่าง ๆ ได้อย่างทันท่วงที
6. มีทักษะในการประเมินผลงาน และการให้คำแนะนำต่อผู้ใต้บังคับบัญชา
คุณควรกำหนดการทำงาน ให้กับผู้ใต้บังคับบัญชาทุกคนตามตำแหน่ง มีกิจกรรมที่วัดผลงานให้กับพวกเขาอย่างชัดเจน
น งานผลิต คุณต้องกำหนดกิจกรรมที่วัดผลได้ให้กับพวกเขาเช่น ผลิตงานได้ ชั่ ว โมงละกี่ชิ้น ทำใบนัดส่งสินค้าได้วันละกี่ใบ
เป็นต้นและอย่าใช้อคติกับผู้ใต้บังคับบัญชาเป็นอันขาดเพราะการทำงานที่เป็น Team Work จะค่อยๆหายลงไปในไม่ช้า
กรณีเช่น คุณชอบลูกน้องคนนี้ จึงมอบหมายงานให้กับคนนี้ เพียงคนเดียว แต่กับอีกคนคุณจึงไม่กำหนดงานอะไรทำให้เขาไม่มีผลงาน
และการประเมินงานที่ดีที่สุดคือการจัดประชุมเพื่อตรวจเช็คการทำงานอย่างสม่ำเสมอรวมทั้งเปิดโอกาสให้ผู้ใต้บังคับบัญชา
แสดงความคิดเห็น หรือเสนอแนวทางการแก้ปัญหาใหม่ๆ และกำหนดวินัยให้กับทีมในการส่ง รายงานการทำงาน
(R e p o r t) เพื่อให้คุณสามารถใช้เวลาตรวจสอบการทำงานของผู้ใต้บังคับบัญชาด้อย่างทั่วถึงและเป็นธรรมกับทุกคน
ดังนั้นช่วงแรกของการก้าวเข้ามาสู่ตำแหน่งหัวหน้างานนี้ อาจจะดูวุ่นวายและต้องใช้เวลาในการปรับตัวอยู่บ้าง แต่ถ้าคุณเป็นคนที่ถูกเลือกมา
อยู่ในตำแหน่งนี้แล้วแสดงว่าคุณเองก็ต้องมี ดีเหมือนกันการเรียนรู้ที่จะเป็นผู้นำที่ดีนั้น ไม่สามารถจะทำให้สำเร็จได้
แค่เพียงข้ามคืนแต่คุณควรจะต้องใช้เวลาในการสั่งสมประสบการณ์ สิ่งสำคัญที่สุดคืออย่าหยุดที่จะพัฒนาตนเอง
เพราะวันข้างหน้ายังมีความท้าทายอีกมากมาย ที่รอคุณอยู่ในเส้นทางของ
การเป็นหัวหน้างาน…….ขอให้โชคดีครับ
ขอบคุณที่มา : w r p-f a c t o r y c o n s u l t a n t
